Dans un établissement médical, il est important de ne pas négliger la partie gestion. En effet, si la principale activité de l’endroit est de prendre en charge des patients, il ne faut surtout pas oublier que c’est avant tout une structure qui possède une organisation propre. Cette dernière devra être agencée avec minutie. Parmi les stratégies qui peuvent servir au profit de ces établissements, il y a celle de l’externalisation du secrétariat. Réussir le télésecrétariat médical au sein d’un cabinet est possible grâce à la mise en œuvre de ces quelques conseils pratiques.
Les tâches de télésecrétariat
Avant de se lancer dans l’externalisation du service de télésecrétariat, il est essentiel que les responsables de l’établissement de santé sachent de quoi il s’agit exactement. Ce n’est effectivement pas évident de concrétiser un tel projet si l’on n’y connaît rien. Opter pour un service externalisé de secrétariat c’est remettre l’accomplissement des diverses tâches de ce service en question entre les mains d’une agence spécialisée dans le domaine.
Les agents de l’entreprise mettent à disposition leurs compétences en matière d’accueil téléphonique, de classement de documents, mais aussi de saisie de données. Il est également possible que les télésecrétaires prennent en charge la gestion de plusieurs personnes au sein d’un même établissement. Dans le cadre d’une prestation de télésecrétariat médical, les tâches accomplies sont les mêmes. Le service à distance peut présenter une qualité similaire à celle d’une prestation en local.
Choisir le bon collaborateur
Faire le choix d’externaliser est une décision qui devra être prise après mûre réflexion. En effet, il ne faudrait pas foncer tête baissée dans ce projet. Après avoir eu les renseignements nécessaires au sujet du principe de télésecrétariat, il est maintenant temps de se mettre en quête d’une agence spécialisée en externalisation. Les responsables de l’établissement médical auront à réaliser des recherches au niveau de sources fiables comme les plates-formes rassemblant les professionnels dans le secteur.
Ce type de plates-formes sont visibles sur internet. Toujours sur la toile, il est possible de retrouver des agences qui œuvrent dans le télésecrétariat médical. Elles présentent sur leurs sites web leur offre et les diverses prestations qu’elles peuvent effectuer. C’est notamment le cas des professionnels télésecrétariat médical à MADAGASCAR. Afin de dénicher le collaborateur idéal, il est important pour les établissements médicaux qui optent pour un service de télésecrétariat d’observer les quelques critères suivant :
les tarifs appliqués par le professionnel : il est essentiel pour les responsables du cabinet de s’intéresser sur les prix proposés par l’agence de télésecrétariat. Cela leur permettra d’obtenir un bon rapport qualité-prix. Faire une comparaison entre différentes offres est nécessaire avant de prendre une décision.
Les références de l’agence : consulter les références du prestataire en télésecrétariat médical est une étape importante pour l’établissement, cliente. Vérifier la réputation de l’agence en question ne sera pas de trop afin de savoir à quel genre de professionnel on peut avoir affaire. Ce sera également une occasion de s’assurer de la qualité de travail que peut fournir un prestataire.
Les équipements et les infrastructures de l’agence : les responsables de l’établissement en quête d’un collaborateur en matière de télésecrétariat médical devront impérativement mettre un pont d’honneur à vérifier l’équipement et les infrastructures de l’agence. Ces derniers devraient être performants pour assurer les missions qui seront confiées au professionnel en externalisation.
Ce n’est qu’un aperçu des éléments qui devront faire l’objet d’une analyse des établissements médicaux qui souhaitent externaliser leur secrétariat. La liste peut s’allonger au fur et à mesure que les besoins de l’établissement sont plus spécifiques. Par ailleurs, une fois que le contrat de prestation sera signé et que le travail de l’agence de télésecrétariat commencera, il ne faudrait pas que le cabinet médical oublie de réaliser un suivi des opérations.
